一般来说,一封好的邮件,在形式上都能做到格式美观、内容精简和重点突出三点。
1.格式美观
我们都知道在与人交往时,要给对方留下一个良好的第一印象,而着装整洁、打扮得体等就会成为我们的加分项。其实,邮件也一样,客户在打开邮件的那一刻,首先注意到的并不是某一句话或者某个单词,而是邮件的整体格式与布局。因此,外贸员在写邮件的正文时首先应该注意邮件的格式要美观,布局要合理。
有些外贸员觉得只要内容有价值,格式无关紧要,其实不然。举一个简单的例子,有两篇作文,文笔都很不错,创意也都很新颖,区别就是,一篇作文写得很工整,句与句之间、段落之间都能一目了然,而另一篇作文则字迹潦草,通篇一个段落下来,偶尔还有写错涂抹的部分。那么毫无疑问,第一篇作文会胜出。
同样地,外贸员在联系客户时,客户手中并非只有你一家供应商,他们也会进行多番比较。所以,外贸员应该尽自己的努力将能拿到的分都拿到,为自己争取入围的机会。
那么,什么样的格式才算得上是美观的呢?其实,要做到美观并不难,虽然美观只是一个主观感受,但只要我们能让客户看得清晰、看得舒服就可以了。因此,在写邮件时,外贸员要注意以下几点。